Этикет деловой переписки

Поделитесь в социальных сетях:vKontakteFacebookTwitter

Основные правила электронной переписки

Этикет электронной почты включает в себя правила оформления и составления письма и непосредственно нормы общения в переписке.  Давайте рассмотрим эти правила.

  1. При отправлении электронного письма заполняйте все поля.

В основном это правило касается поля «Тема», т.к. при пустом поле «Кому» (электронный адрес получателя) почтовый сервис не отправит письмо в никуда. Тема – это визитная карточка сообщения, в нем следует кратко, буквально в нескольких словах написать, о чем данное отправление. Получатель видит входящее письмо в виде адреса отправителя и темы письма, на основе чего принимает решение об открытии сообщения. В противном случае письмо без темы он может посчитать за спам (рекламную рассылку) и удалить без прочтения.

  1. Адрес электронной почты и имя отправляющего письмо должны быть понятными и исключающими различное толкование.

Электронный адрес отправителя вида [email protected] вызовет лишь недоумение и настороженность, т.к. зачастую с подобных адресов рассылаются вирусы и рекламные рассылки. Регистрируйте почтовый ящик с осмысленным адресом. Для этого в качестве первой половины адреса (до символа @), который также является логином в почтовом сервисе, можно использовать свое имя и фамилию. Например, адрес вида [email protected] вызывает больше доверия к отправителю.

  1. При ответе на электронное письмо старайтесь не менять поле «Тема» исходного сообщения, чтобы адресат знал на какое конкретное его письмо пришел ответ.
  2. Поле «Кому» (электронный адрес получателя) заполняйте последним, после написания самого письма.

Это правило позволит избежать отправки сообщения недописанным, в случае ошибочного нажатия кнопки «Отправить». Внимательно проверьте текст письма перед его отправкой и только после напечатайте адрес получателя.

  1. Постарайтесь сохранять текст длинного письма в текстовом файле.

Данное правило позволит избежать повторной «набивки» большого объема текста в случае какого-либо сбоя вашего компьютера или  почтового сервиса, в результате чего набираемое письмо может быть потеряно.

  1. Текст письма должен начинаться с приветствия, быть грамотным, понятным по содержанию и с простым оформлением.

Согласитесь, что безграмотное письмо, даже если оно начинается с самого любезного приветствия, вызывает отторжение и чувство несерьезности и легкомысленности отправителя.  Не оформляйте письмо слишком вычурно, используя различные шрифты, цветовое оформление, засилье смайликов. Не пишите заглавными буквами, чтобы выделить что-то. Место для заглавных букв – это начало предложения и те моменты, которые предполагают правила грамматики. В конце письма оставляйте лучшие пожелания собеседнику  и ставьте ваш ник или имя и фамилию в случае деловой переписки. Например, « С наилучшими пожеланиями, Иван Петров».

  1. Если письмо требует ответа, то старайтесь ответить на него в короткие сроки, исключая конечно случаи ненужной рекламной рассылки, так называемого спама.
  2. Не отправляйте электронным письмом критически важные персональные данные.

Всегда существует вероятность взлома и перехвата электронной почты и ваши, например отправленные номера карт, пароли и т.п. могут оказаться в чужих руках. В крайнем случае, шифруйте конфиденциальную информацию специальными средствами.

И, наверное, самое важное правило — не выкладывайте вашу переписку с адресатом, а также его электронный адрес в открытый доступ без согласия последнего. Уважайте вашего собеседника и его приватность

Поделиться.

Ссылки

Платформа унифицированных коммуникаций
ПочтаНастройка Apple Mail 3.0 • Настройка Opera Mail • Настройка почтовых клиентов • Настройка Microsoft Outlook 2003 • Настройка Microsoft Outlook Express • Настройка Microsoft Outlook 2007 • Настройка Novell Evolution• Сбор почты с внешних POP3 серверов • Правила электронной переписки
IP телефонияНастройка IP-телефонов • IP-телефон (Софтофон) для ПК и Смартфонов • Настройка голосовой почты и переадресации звонков • Linksys • Gigaset • Cisco (IP-телефон) • Astra (IP-телефон) • Настройка CounterPath X-Lite • Настройка SIP-клиента Windows Messenger 5.1• Справочник IP-номеров
Платформа CommuniGateCommunigate Pro • CommuniGate FAQ • Документооборот на платформе CommuniGatePro • Communigate Pro 5.2

Нюансы деловой переписки

1

При подготовке деловых писем важно учитывать некоторые особенности письменных деловых коммуникаций

Правила деловой переписки допускают использование стандартных фраз.

Например, можно приветствовать адресата следующим образом:

  • Здравствуйте, уважаемый Петр Семенович!
  • Добрый день, Елена Петровна!

При ответе на письмо, начать его можно так:

  • В ответ на полученное сообщение…
  • В соответствии с вашим запросом…
  • Благодарим вас за интерес, проявленный к нашей организации.

2

Не следует активно использовать выделение текста жирным шрифтом или подчеркиванием, для того, чтобы обратить на него особенное внимание, либо использовать этот прием дозированно

3. Смайлики не используются в письмах адресатам, с которыми не установились доверительные отношения, либо период знакомства непродолжителен. Они исключены в том случае, если письмо носит сугубо официальный характер.

Бланк письма и языковые формулы

Фирменный бланк письма – лицо компании, поэтому его обязательные атрибуты – грамотность, точность реквизитов, внешняя аккуратность и скромная оригинальность оформления.

Будь то угловой или продольный вариант бланка, обязательно должны легко читаться полное название организации, почтовый, фактический и официальный адрес, телефон, факс, электронные адреса и адрес официальный электронной страницы. Перечень реквизитов строго не регламентируется, однако полнота данных всегда выглядит более выигрышно.

Для справки: Желательны и сведения о регистрации корреспонденции – о дате, номере в перечне, о конкретном исполнителе, подготовившем к отправке документ. Если это письмо-ответ, то необходима отсылка к письму-запросу.

В деловом письме возможно и указание на жанр, что упрощает оформление корреспонденции: информационное письмо, предложение, запрос, ходатайство, извинение, соболезнование, благодарность.

Письмо на официальном бланке организации

Первая часть письма – обращение, формула которого содержит имя и отчество адресата или более официальный вариант – слово «господин»:

  • Уважаемый Фёдор Фёдорович!
  • Уважаемый господин Смирнов!
  • Уважаемый господин директор!

Основная часть письма – информативная – содержит краткое, понятное и ёмкое сообщение и чёткие задачи: сообщить сведения, уточнить информацию, решить вопрос с поставками и другое. Если в письме содержится отказ, то первую половину корректно начать с понятного и доказательного обоснования. Языковые формулы могут быть различны, в зависимости от выбранного тона:

  • Компания просит рассмотреть вопрос…
  • Президент и совет директоров просят проинформировать о …
  • Прошу рассмотреть возможность…
  • Просим ответить как можно скорее…

Заключительная часть письма – благодарность, извинения, уверения в скорейшем решении вопроса, надежда на дальнейшее сотрудничество.

Деловые письма требуют соблюдения должностного порядка: если в письме необходима подпись руководителя, то оно должно быть подписано именно руководителем (в крайнем случае, его заместителем).

Правила переписки с мужчинами следующий шаг после знакомства

Итак, этап знакомства позади (или вы давно знакомы, но только сейчас у вас возник интерес друг к другу) и вы переходите на более важную ступень – начало отношений. Быть ли им – многое зависит от манеры общения.

Так что вперед – знакомимся с правилами переписки со знакомым мужчиной в интернете.

  1. Не вступай в дискуссию сразу. Как бы ты ни ждала его текста – выдерживай хотя бы получасовую паузу. Мужчина ждет, нервничает, отвлекается на проверку своего телефона, терзается мыслями о тебе. А когда приходит долгожданный ответ – эмоции его намного ярче, нежели если бы ты отвечала сразу. Так и должно быть: здесь ты в центре внимания. Не хочешь быть принцессой – будь кошкой, которая гуляет сама по себе, но суть улови.
  2. Если у мужчины есть правило пропадать из поля зрения – пропадай в ответ. Клин клином вышибают – пусть помнит о тактичности.  В этом случае исчезай на целых 3, а то и 4 дня. Пусть позлится – на поле двое ворот.
  3. Убери замысловатые смайлики и миллион лишних знаков препинания. Девочки такие девочки, и иногда из простой переписки способны сделать целую театральную сцену. Зачем сопровождать предложение знаками вопроса в количестве 7 штук? Мужчинам не дано познать такие тонкости. Их мысли должны быть направлены на то, чтобы познавать вас, изучать, рассматривать. Ребусы оставь для подруг.
  4. В смс-переписке с мужчиной умей интриговать. Озадачь его, пусть закрутится в догадках и мыслях о твоем послании. Если просто сказать: «Я знаю секрет», из этого получается плохая интрига. Все что-то знают. А если сказать, что знаешь что-то о нем, то воображение в его голове взорвется, пока он дождется от тебя следующих слов.
  5. Раскачивай, но не перегибай. Напиши: «Как в это поверить?». Во что поверить, что случилось, с чем это связано? Помни правило 30 минут, ни слова больше. А потом придумываешь, на что хватает фантазии. «Извини, это я подруге!». «Как поверить, что вчера мы были в кафе, а я так и не попробовала того мороженого!». «Как поверить, что в субботу мы с тобой идем на концерт Арбениной» и т. д.  Мужчина немного сойдет с ума за это время, но это пойдет вам только на пользу.
  6. Притормози со своими проблемами. Ты можешь просто пожаловаться на преподавателя, который отнесся к тебе сегодня субъективно. Но плакаться, что теперь тебя не допустят к экзамену, отец у тебя пьет, а ты порвала свою любимую юбку в придачу – это перебор. Обычно мужчина воспринимает негатив под другим углом, поэтому поспешит удалиться от твоих проблем.
  7. Не говори о своих нуждах. В переписке это запрещенный прием. Так ты заставляешь мужчину чувствовать себя должным, а значит, только оттолкнешь его.
  8. Если хочешь правильно общаться с парнем по переписке – пиши непосредственно о парне. Это правило действует безоговорочно. Не говори, что ты сегодня пила вкусный кофе. Напиши, что сегодняшний кофе напомнил тебе о нем. Чем? Запахом, магнетизмом, теплом… После таких слов вся власть в твоих руках. Любому человеку приятно, когда он косвенно проживает с кем-то день, даря положительные эмоции.
  9. Цель. Каждая смс должна нести свою миссию. Какую именно, решать только тебе – разжечь желание встретиться, возбудить, интриговать, влюбить, заставить ревновать, поднять ему самооценку, пощекотать нервы, побудить его к действиям… Что угодно, только не бессмысленные послания.
  10. Заканчивай переписку первой. Под любым предлогом – хочешь выспаться, пора на работу, пошла принимать ванну, убегаешь с подругой в кино. Ускользай, поддерживай его эмоциональный голод.

Мужская психология отличается от женской, потому и информация воспринимается нами совершенно по-разному. Если вы будете придерживаться вышеперечисленных главных правил в переписке – ваше общение с желанным мужчиной приобретет непринужденный и легкий стиль, что рискует перерасти в развитие серьезных отношений. Именно с легкости и умения женщины мудро вести диалог начинаются крепкие и доверительные союзы. Успехов!

Полезное видео по теме:

Ответ на сообщение

По требованиям этикета на каждое полученное деловое письмо необходимо отвечать. Однако нужно учитывать не только требование предоставить ответ, но и необходимость получить его быстро

Поэтому важно правильно выбирать способ отправки сообщения. Если требуется опертивное получение ответной информации, то наилучшим вариантом будет отправка письма по электронной почте либо с использованием факсимильной связи

Стандартные сроки ответа на деловое письмо по правилам деловой переписки составляют от одного до трех дней. Если ответ не получен в этот временной промежуток, у отправителя может сложиться впечатление, что либо его сообщение не прочитано адресатом, либо он не готов к переписке. В случае задержки ответа, этикет допускает возможность сделать дополнительный звонок для того, чтобы убедиться в том, что письмо было доставлено.

Написание писем ответов

  • Начните с приветствия, это вежливо. «Привет, gria!» говорит о том, что вам лень написать имя человека. Даже просто «Андрей!» или «Добрый день!» вполне вежливо и достаточно.
  • Письмо должно строится по принципу «ножниц» — если взять ножницы и отрезать абзацы письма с конца, то ее основное содержание должно оставаться ясным вплоть до заголовка.
  • Говорите с человеком на одном языке. Это касается не только языка русский/английский, но и формы текста. Если вам пришло формальное письмо, неформальный ответ на него будет неуважением к респонденту и демонстрацией собственной низкой культуры. Формальный ответ на неформальное обращение — либо призыв к соблюдению регламента, либо этого просто требуют корпоративные правила.
  • Старайтесь отвечать всегда на последнее письмо в цепочке переписки, а не на какое-то промежуточное.
  • Ne ispolzuyte translit кроме случаев отправления писем из условий, в которых сложно набирать текст по-другому (например, с мобильного или с компьютера без русской раскладки клавиатуры).
  • Если ваш почтовый клиент не поддерживает русский язык или портит кодировки, то прикладывайте файл с текстом ответа.
  • Деловое письмо должно быть точным, лаконичным и конкретным:
    • Точность — указывайте точные данные, на которые вы ссылаетесь (дату и тему другого письма, дату встречи, пункт повестки встречи, имя файла, ссылка на документ в сети и т.д.).
    • Лаконичность — некоторые излагают на трех страницах то, что можно было бы написать в трёх предложениях. Кто ясно мыслит, тот ясно излагает, и это видит ваш корреспондент.В современной деловой переписке предложение длиной более полутора строк считается затянутым.
    • Конкретность — из письма должно быть точно понятно, ЧТО ИМЕННО требуется от получателя, какие действия от него хотят.
  • Если письмо содержит несколько вопросов, тем или задач, структурируйте их и отделяйте абзацами с нумерацией или без таковой. Лучше всего ограничиться тремя пунктами.
  • Имейте в виду, что ответ на просьбу или задачу «Сделаем!» неполон. «Сделаем к такой-то дате», «через столько-то дней», «после такого-то события» — это более определенные и точные ответы.
  • Если письмо сформулировано так, что на него можно ответить просто «ок», то ответ, скорее всего, будет получен гораздо быстрее. Например, если есть несколько вариантов что делать, предложите какой-нибудь вариант по умолчанию.
  • Текст не должен содержать ошибок. «Очепятки» не страшны, но если вы в каждом письме пишете и пишете слово неверно, это становится заметно очень быстро, и ваша «тройка» с минусом по русскому становится очевидной.
  • Старайтесь не использовать html-форматирование письма. К сожалению, этот формат написания писем стоит по умолчанию в Outlook, но при его использовании, особенно при цитировании (ответах и пересылке), возникает масса вопросов.
  • Если вы получили письмо в html-формате НЕ меняйте его на plain-text, это ломает восприятие информации отправителем при получении вашего ответа. Чем важнее вам ваш корреспондент, тем важнее сохранить его адекватное восприятие. Справиться с выделением своих ответов в html-цитировании можно цветом, а можно и кнопкой «Уменьшить отступ» на панели форматирования html.
  • Цитируйте текст оригинального письма.
  • Никогда не правьте в цитировании текст другого человека! Это своего рода подделка писем.
  • При полном цитировании (если ваш ответ на все письмо в целом) пишите текст ответа в НАЧАЛЕ письма, а не в конце.
  • Если вы отвечаете по пунктам, используя цитирование, отделите цитату пустыми строками СВЕРХУ И СНИЗУ и используйте Большие Буквы в начале предложений.
  • Не отправляйте письмо, не прочитав то, что вы написали.
  • Прочтите свой ответ и убедитесь, все ли лаконично, точно, понятно, конкретно и не содержит грамматических ошибок.
  • Проверьте, все ли необходимые адресаты указаны, правильно ли они расставлены в полях «Кому» и «Копия».
  • Проверьте грамматические ошибки.
  • Проверьте, что вы ответили на все вопросы, которые задавал корреспондент.

Основные требования деловой переписки

К основным требованиям деловой переписки относится:

  • Ясность изложения;
  • Краткость излагаемых фактов;
  • Полнота;
  • Учтивость;
  • Грамотность.

Ясность письма строится на подходящих, понятных адресату словах. Не следует перегружать текст сложными предложениями, которые способны запутать. Краткое, лаконичное письмо позволит респонденту уловить смысл послания. Следует помнить о полноте включаемой информации, не принося в жертву данное требование краткости изложения. Речь идет о завершенности, без включения излишних подробностей.

Безусловно, учтивость – одно из важных требований. Компания, бизнесмен, озабоченный своей репутацией, никогда не допустит неучтивого ведения деловой переписки

При этом важно «не пересластить» соответствующими фразами письмо. Необходимо знать меру учтивости

Грамотность также важна. Неграмотно составленное письмо, наличие ошибок негативно отображается на общем впечатлении. Соответственно, послание должно быть грамотно написанным.

Требования к корреспонденции

Существует ряд правил ведения деловой переписки.

  • Письмо должно стимулировать возникновение делового интереса у получателя, чётко и на базе убедительных фактических данных показывать выгоду партнёрства и нецелесообразность разрыва партнёрских отношений. Текст должен носить побудительный, мотивирующий к сотрудничеству характер.
  • Проявление излишних личных эмоций в деловом письме – не лучший способ доказать свою правоту и решить вопрос.
  • Во избежание перегрузки и засорения текста письма следует избегать каких-либо образных сравнений, метафор, аллегорий и гипербол.
  • Для ясного и лаконичного изложения темы лучше применять несложные предложения, избегая частностей и излишней детализации. Основная идея послания должна подкрепляться исключительно актуальными аргументами, которые обычно размещаются в приложениях к письму (схемы, графики, цифровые данные).
  • В тексте следует выделять абзацы, каждый из которых, представляя собой самостоятельную мысль, начинается с новой строки.

  • В деловом письменном послании не следует использовать прилагательные описательного характера, лишние уточнения и детализации. По окончании написания целесообразно проверить документ и устранить фразы, не несущие актуального смыслового содержания.
  • Грамотность – базовый элемент текста. Наличие в послании орфографических и иных ошибок недопустимо.
  • Указание темы письма обязательно. Тема в документах должна отражаться кратко и ёмко, это экономит время при прочтении и позитивно характеризует отправителя. Если письмо отправляется по электронной почте и содержит особо важную информацию, следует снабдить его специальным «флажком», имеющимся в электронном сервисе.
  • Хорошая читабельность текста обеспечивается шрифтами Arial или Times New Roman со средним размером шрифта. При особой необходимости допускается выделение ключевых идей курсивным или жирным шрифтом.

  • В тексте полезно использовать подзаголовки (3-4), которые обеспечивают более лёгкое понимание излагаемого текста.
  • Перечисления, списки и перечни лучше оформлять с применением специальных маркеров.
  • Фирменный шаблон (схема) – прекрасный показатель деловитости и предметности в деловом общении. Он особенно уместен в корпоративном аспекте, поскольку позволяет выделиться в выгодном свете и соблюсти положенную официальность.

Общий этикет делового письма

Этикет делового письма определяет несколько основных требований к содержанию сообщений.

  1. Адресность.
  2. Четкая формулировка цели обращения, которая должна быть понятна с самого начала сообщения.
  3. Краткость и лаконичность. Письмо не должно быть пространным, иначе оно не будет прочитано до конца, либо изучено невнимательно, либо не прочитано совсем.
  4.  Структурированность и логичность изложения информации. Не должно быть бессистемности, перескакивания с темы на тему, все части письма должны быть связаны друг с другом.
  5. Конкретность сообщаемой информации, благодаря которой получателю не нужно будет ничего додумывать и у него не должно появляться дополнительных вопросов, проясняющих написанный текст.

Отдельные рекомендации речевого этикета имеют отношение к использованию официально-делового стиля переписки.

  • Уважительное обращение к адресату.
  • Официальность речи, не содержащая просторечий.
  • Нейтральность и отсутствие эмоциональной окрашенности предоставляемой информации.
  • Простой для восприятия текст, не содержащий терминов, непонятных получателю.
  • Запрет на использование смайликов.
  • Отсутствие ошибок и опечаток.

Список литературы

  1. Игебаева Ф.А. Служебная переписка как составная часть деловой коммуникации // Информационная среда и ее особенности на современном этапе развития мировой цивилизации. Материалы Международной научно-практической конференции. – В 2-х частях. – Ч 1. – Саратов, Изд-во ЦПМ «Академия бизнеса», 2012. – С.79 – 81.
  2. Игебаева Ф.А. Деловая документация в управленческой деятельности //Мировая наука и современное общество: актуальные вопросы экономики, социологии и права. Материалы международной научно-практической конференции. – 12 декабря 2014. в 2-х частях, Ч.I. Саратов. Изд-во ЦПМ «Академия бизнеса», 2014. – С.124 – 125.
  3. Игебаева Ф.А. Деловые коммуникации: практикум. – Уфа: «Башкирский ГАУ», 2013. – 176 с.
  4. Карепина А. Искусство делового письма. Законы, хитрости, инструменты// А. Карепина/ Издательство: Манн, Иванов и Фербер. – 2012. – 248 с.
  5. Кирсанова М.В., Анодина Н.Н., Аксенова Ю.М. Деловая переписка: учебно-практическое пособие // учебное пособие/ М.В. Кирсанова, Н.Н.Анодина, Ю.М.Аксенова. – М.: ИНФРА-М. – 2012. – 132 с.
  6. Игебаева Ф.А. Документационное обеспечение управленческой деятельности предприятия. //Основные направления повышения эффективности экономики, управления и качества подготовки специалистов. Сб. статей IX Международной научно-практической конференции. – Пенза: Приволжский дом знаний, 2011. С. 30 – 32.
  7. Лагутина Т.М., Щуко Л.А. Деловое письмо. Справочник// учебное пособие/ Т.М. Лагутина, Л.А. Щуко/ – Издательство: Герда. – 2004. – 480c.
  8. Игебаева Ф.А. Роль коммуникаций в системе управления. В сборнике: социальные технологии в менеджменте человеческих ресурсов: российский и зарубежный опыт. Сборник материалов I Международной научно-практической конференции. 2004. С.116 – 119.
  9. Игебаева Ф.А. Репликация культуры общества в контексте профессионального образования. Северо-Кавказский федеральный университет. Георгиевск, 2013. Том Книга 2. № 11. С. 59-60.
  10. Игебаева Ф.А., Леонтьева М.С. К вопросу о необходимости изучения курса «Деловое общение» в аграрном университете. В сборнике: Проблемы и перспективы развития инновационной деятельности в агропромышленном производстве Материалы Всероссийской научно-практической конференции. 2007. С. 251-254.
  11. Игебаева Ф.А. «Interpersonal communications» in formation of professional and communicative competences of students of agrouniversity. В сборнике: Science and Education materials of the V international research and practice conference. 2014. С. 45-47.
  12. Игебаева Ф.А. Некоторые аспекты документационной деятельности в процессе управления предприятием. В сборнике: Инновационные процессы в управлении предприятием и организациями. Сборник статей IX международной научно-практической конференции. Пенза. 2010. С. 36-39.

Поскольку с языком написания письма уже определились, давайте рассмотрим язык делового письма с точки зрения стиля изложения.

В деловом общении принято разделять формальный и неформальный стили общения. По поводу применения в деловой переписке формального или неформального стиля можете узнать, перейдя по этой ссылке Какой стиль делового письма выбрать?

Унифицированные правила документирования определили стандарты языка делового письма.

Существуют три нормы языка деловой переписки:

Грамматические нормы. Грамотность необходима в деловой речи, она обуславливает эффективность деловых отношений. В деловой переписке необходимо не только знание элементарной грамматики, но и умение строить специфические словосочетания и предложения. Так как письмо официально делового стиля излагается в кодифицированной письменной речи, то есть в речи, характерной только для деловых писем. Соблюдение такой речи предполагает точность передачи информации. Например,

— с точки зрения морфологии для указания действий следует применять отглагольные существительные, вместо глаголов. Например, предоставление информации, пополнение счета, оказание услуг, вместо глаголов, которые мы употребляем в частной беседе — предоставить информацию, пополнить счет, оказать услугу…

В письмах часто используются слова, которые применяют либо в родительном падеже (чего?) либо в дательном падеже (чему?). Например, несмотря на, согласно, в силу, во избежание .…

Словосочетания со значением времени в родительном падеже с предлогом «по» и «до». Например, по окончании заседания, по результатам проверки, по приезду в головной офис, до истечения указанного срока, до завершения проекта…

— с точки зрения закрепившихся в официально деловых письмах устойчивых оборотов речи, выделяют такие фразы, как считаем возможным, в сложившейся ситуации, в наиболее короткий срок, обеспечить соблюдение правил, организация просит подтвердить, обеспечить условия выполнения сделки, в силу обстоятельств …Такие языковые формы позволяют коротко и ясно выражать суть письма (запрос, предложение, отказ, распоряжение и т. д.) и упрощают деловую переписку.

Синтаксические нормы. Необходимо знать также и о синтаксических особенностях построения предложений: деление текста на абзацы, на пункты и подпункты, нумерацию и выбор лексической формулы, подходящей только для одного слова. Например, с существительным приказ всегда употребляется глагол издается, гарантия — исполняется, оферта — предлагается, требование — исполняется, долг — возмещается … Также часто используется пассивный залог и безличные предложения, например, ущерб будет возмещен, вами отправлен запрос, приказ не исполнен, договор считать расторгнутым, Просим Вас доставить товар в срок до 17.05.2017 г.. Когда упоминается организация или конкретное лицо, то используется действительный залог — ТОО «Прайм» нарушил условия поставки, Главный бухгалтер не сдал финансовую отчетность в срок…

Лексические нормы. Лексическая составляющая деловых писем — это точность словоупотребления, то есть использование слов только по их значению. Это значит, что слово в деловом письме не должно быть двусмысленным и употребляться в одном значении. Например, потребовать, исполнить, разрешить и т.д

Обратите внимание, что все деловые документы (в том числе официальные письма) характеризуются строгостью, безличным изложением и констатацией действий и фактов. Вам следует знать и о терминах, номенклатурной и процедурной лексиках, иногда употребляющихся в деловых письмах (форс-мажор, Директор Департамента казначейства, менеджер по международным связям …)

Вывод в том, что языковые нормы играют важную роль в составлении писем официального характера. Во всех перечисленных языковых формулах проявляется деловой этикет. Не стоит пренебрегать этими нормами, дабы не «загрязнять» деловую переписку и поддерживать общепринятые деловые устои. Которые являются проявлениями вежливости и беспристрастного отношения, чтобы не переходить на личности и поддерживать деловые отношения с партнерами, организациями и гражданами.

Грамотное ведение деловой переписки. Важные детали

Внимание к деталям при ведении и оформлении деловой переписки говорит об уважении и позволяет экономить время

7. Не пренебрегайте заполнением поля письма «тема»

. Если вы отправляете первое «холодное» письмо, то заголовок может быть эффектным, нестандартным и интригующим. Но если ваше письмо уже ждут или вы поддерживаете переписку с получателем уже какое-то время, то тема должна быть обозначена коротко, ясно и емко. Это позволит быстро отыскать ваше письмо (и вам, и получателю) в почте при необходимости.

8.

Длинные цепочки «Re: Re: Re:» создают впечатление замусоренности. Не бойтесь начать новую цепочку с вашим собеседником, цитируйте только имеющие отношение к вопросу прежние сообщения (и да, их нужно «тянуть за собой», если вы, например, обсуждаете детали какого-то конкретного проекта, согласовываете бюджет/цены/пакеты услуг и т.д. — в этом случае цитирование удобно и его требует деловой этикет).

9.

Если во входящем сообщении содержится несколько вопросов к вам, то отвечайте на них, цитируя каждый в отдельности. Если вы отправляете письмо с несколькими вопросами, то используйте нумерацию, разбивайте текст на абзацы. Придерживайтесь четкой структуры.

10. В теле письма комментируйте все прикрепления к сообщению. Все файлы, которые вы прикрепляете, подписывайте так, чтобы получатель сразу мог получить информацию об их содержимом

.

11. Подпись – очень важная деталь

делового письма. В настройках почтовых сервисов обычно можно установить автоматическую подпись ко всем вашим письмам. Грамотно составленная подпись равноценна печати визиток , хороших визиток. Помимо имени и фамилии, используйте в подписи обозначение вашей должности, указание контактных данных (телефон, skype), логотип компании. Как наилучшими считаются креативно уместные (запоминающиеся и ассоциирующиеся с человеком или компанией, на которую он работает) визитки, так и подпись может быть «с фишкой», указывающей на вашу связь с компанией или говорящей о вашей любви к делу, которым вы занимаетесь. Например, некоторые сотрудники издательства «Манн, Иванов и Фербер» в подписи используют дополнительное предложение «Сейчас я читаю….» (и вставляют название новинки издательства). Представители фирм из области питания могут завершать письма пожеланиями «вкусного дня» и т.п. Иногда такое оформление деловой переписки стоит согласовать с руководством.

12.

Для ведения деловой переписки NameWoman настоятельно рекомендует завести отдельный почтовый адрес. Желательно, чтобы в нем отражалось название компании или домен сайта компании, ваше имя (полное, без уменьшительно-ласкательных форм) и ваша фамилия. Не используйте в названии почты цифры, указывающие на ваш возраст или год рождения. Отображение в названии почты вашей должности вполне допустимо, но некоторые этого избегают, так как планируют не менять почтовый ящик, продвинувшись выше по карьерной лестнице.

Сетевой деловой этикет и деловые электронные письма

Электронные письма, как и бумажные, состоят из нескольких важных элементов, требующих грамотного заполнения совсем не из-за умозрительных правил, а именно потому, что эти элементы могут быть информативны и очень удобны с утилитарной и практичной точек зрения. Корректное письмо гарантирует корректный и оперативный ответ, а также конструктивное решение вопроса.

  1. Адресат: в строке адресата принято указывать один адрес.

Это указывает не просто на уважительное отношение к собеседнику, но и убережет его
e

mail

от спама, ненужных рассылок и чужих глаз.

  1. Копия письма адресата заполняется с определенной целью.

Отправив письмо основному адресату и указав другого в разделе «копия», адресант информирует второго собеседника о происходящем, но не требует от него ответа и непосредственного участия в переписке.

  1. Тема письма: конкретность и уникальность.

Предельная конкретность темы должна помогать и адресанту и адресату ориентироваться в теме дискуссии и отличать множество проблем и задач: не просто «Отчёт от Кати», а «Отчёт за май 2015. Черновой вариант»

Обратите внимание: имя в данном случае бесполезно, так как адресат и так ясен адресанту из названия электронного ящика.

  1. Тело письма должно содержать 3 ключевых элемента.

Во-первых, приветствие (если это первое письмо в этот день, например) и обращение (в каждом письме). Во-вторых, изложение вопроса: презентация себя (если письмо первое), напоминание о решаемых задачах, описание проблемы или ее решения. В-третьих, просьба или побуждение к действию.

  1. Функция оповещения о прочтении письма требует деликатности.

Её стоит использовать в том случае, если письмо действительно важно, но нет возможности спросить о его получении по телефону, например. На адресата эта функция обычно накладывает неясные, смутно формулируемые психологические обязательства, поэтому злоупотреблять ей не стоит

Корректный и не столь категоричный вариант – вежливая просьба в конце письма сообщить о прочтении.

  1. Подпись требует лаконичности и в то же время ёмкости.

Формулировка может содержать стандартную формулу «С уважением» или ограничиваться фамилией и именем. Подпись, включающая имя, должность, название организации и контактные данные, не должна превышать 7 строчек. Желательно указывать и альтернативные контактные данные, кроме почтового ящика: телефон,
Skype

,

ICQ

, иные популярные мессенджеры.

  1. Вложения: главное – предупредить и корректно именовать файлы.

Сетевой этикет требует сообщить о документе в прикреплённом к письме файлу: о формате, его объёме и содержании. Вложение не должно быть больше, чем 3-5
Mb

. Его название, как и тема письма, должно быть предельно кратким, конкретным и уникальным.

Обычный вид электронного письма

Время реакции письма в сетевом этикете отличается от времени в
off

line

. Два-три часа – это комфортное время ожидания реакции на срочное письмо. В ответ на срочные или помеченные важными письма иногда достаточно предупредить, что
e

mail

получен и информация принята к сведению. Если проблема требует длительного рассмотрения, то адресанту необходимо сообщить своему собеседнику о времени, которое потребуется для ответа на вопрос.

Репутация делового человека и компании складывается не только из работоспособности и результативности бизнеса, но и из мелочей и нюансов любого этапа ведения деловых переговоров. Соблюдение принципов деловой переписки требуется от каждого представителя компании: начиная от незначительного клерка, заканчивая специалистом по связям с общественностью и руководителем компании.

Поделитесь в социальных сетях:vKontakteFacebookTwitter
Напишите комментарий